Conception de conférences et d’événements
Sur la base des besoins et des attentes de nos partenaires, notre assistance commence par la définition du format idéal, du lieu, du calendrier et des délais, de la génération d’audience, ainsi que par l’introduction de fonctionnalités nouvelles et uniques.
Nous donnons vie à vos idées.
Recherche et évaluation de lieux, études de faisabilité de projets, analyses des risques économiques et financiers, conseils en matière de fiscalité et de TVA, assistance en matière de voyages et de visas.
Gestion de projet
Gestion budgétaire et financière, planification, coordination de l’équipe et rapports réguliers.
Des services complémentaires spécifiques peuvent être activés en fonction des spécificités du projet. Il peut s’agir de conseil juridique, d’assurance de projet et d’évaluation des risques.
Secretariat Scientifique
Grâce à nos nombreuses années d’expérience et à notre savoir-faire en matière de programmes d’événements, nous pouvons vous conseiller sur les horaires et le format. En tant que secrétariat scientifique reconnu, nous nous occupons des résumés, des appels à candidatures, de la définition du programme et de ses mises à jour. Nous travaillons main dans la main avec le comité responsable du programme à travers chaque étape de son élaboration. Nous en assurons à la mise à jour régulière et nous travaillons à l’amélioration des différentes procédures qui nous permettent d’arriver au résultat final.
Collecte de fonds, gestion des sponsors et des exposants
Nous soutenons nos partenaires par une procédure rôdée de prospection de sponsors et de vente d’espaces d’exposition, en vous aidant à trouver de nouveaux domaines de soutien financier et de partenariat. Gestion de l’exposition, aide à l’inscription des groupes, gestion des supports de communication et de la signalétique pour la promotion sur site.
COMMUNICATION, MARKETING ET GÉNÉRATION D’AUDIENCE
Conception d’identité graphique, conception de sites web, création et gestion de sites web, référencement, SEM, conception et production de documents imprimés – nous nous occupons de tout. Plans de marketing sur mesure basés sur vos besoins et vos objectifs, y compris la gestion de bases de données et la génération d’audience, newsletters, la promotion auprès de publics ciblés lors d’évènements dans le même domaine, la promotion par le biais d’associations, de patronages, de partenariats commerciaux et médiatiques, les promotions spéciales et les campagnes de médias sociaux.
Solutions hybrides et virtuelles
Bien avant la pandémie de Covid -19, nous offrions à nos clients la possibilité d’enregistrer des sessions et des événements scientifiques et de les mettre à la disposition des participants à la fin de l’événement. Cette technologie était aussi souvent utilisée pour connecter à distance des conférenciers qui ne pouvaient pas se déplacer. Plus récemment, nous avons développé la rediffusion de conférences en direct, donnant aux participants en ligne la possibilité d’interagir avec des questions et des commentaires par le biais d’une plateforme virtuelle. En coordonnant ces nouvellers solutions avec notre solide expérience dans la conception et la mise en Å“uvre d’événements en studio et hybrides, nous avons pu proposer un éventail de services complets autours de la technologies pour répondre au mieux à vos besoins.
Logistique
Gestion complète et négociation des services liés à la conférence, y compris les lieux, la scénographie, l’équipement audiovisuel, les techniciens, la restauration, la signalètique, le matériel, les cadeaux, etc.
Système d’inscription et de réservation
Nous bénéficions d’un système d’inscription personnalisable et flexible grâce à notre logiciel développé en interne WeMeet®. Celui-ci comprend le système de paiement en ligne sécurisé, les réservations d’hôtel, les demandes de VISA, la sélection des ateliers et des cours de formation, l’inscription des participants, la sélection des activités du programme social ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités. Il offre également à nos partenaires un accès direct afin de contrôler les données et d’accéder à une situation mise à jour en temps réel. Ce système portatif voyage avec nous, passant du back-office à la gestion des participants sur site.
Hotels
Recherche et évaluation des hôtels, négociation, gestion des contrats, traitement des réservations, politiques d’annulation, vente de chambres, coordination sur place, suivi de l’attrition et gestion des risques – rien n’est trop complexe pour notre équipe expérimentée.
Programme social et transferts
Conception et réalisation du programme social, y compris des activités adaptées à chaque destination, telles que des visites thématiques, des visites techniques, des activités de team buiding etc.
On-site
De la planification en amont jusqu’à l’événement en direct, nous sommes à vos côtés. Sélection et coordination du personnel, mise en place et gestion des inscriptions sur place, assistance aux VIPs et aux orateurs, suivi et assistance aux sponsors et aux exposants, montage, démontage et gestion de l’espace exposition. Rien n’est trop grand ou trop petit.
Suivi et analyse post-congrès
Lorsque l’événement est terminé, nous ne cessons pas de travailler. Enquêtes en ligne, lettres de remerciement, suivis, certificats de participation, galeries photos et vidéos, mises à jour du site web de l’événement – il s’agit là d’éléments essentiels à votre projet. Clôture, budget détaillé et audit, débriefing avec toutes les parties prenantes, retour d’information et analyse des retours des orateurs et des participants afin d’élaborer un plan d’action complet pour garantir une amélioration constante de votre expérience d’une édition à l’autre votre expérience d’une édition à l’autre.
Welcome Travel Team – Gestion des destinations
Welcome Travel Team est la principale société de « destination management » à Monaco et dans le Sud de la France. Nous proposons une large gamme de services auxiliaires en plus de l’organisation de conférences, des lancements de produits, des conventions d’entreprise, des expositions et des « incentives ».
Ingenuity Games РD̩veloppement de logiciels
Nous possédons une expertise solide en développement de logiciels. Cela passe par notre système CRM interne WeMeet® et va jusqu’à la conceptualisation de jeux de réalité virtuelle, tout cela peut être adapté en fonction de vos besoins – motivation d’équipe, formation ou juste une excuse pour se détendre.
