Konferencia & Rendezvény Tervezés
Az ügyfél igényei és elvárásai alapján tanácsot adunk és támogatást nyújtunk a formátum, helyszín, időzítés, a fő határidők, a közönséggenerálás meghatározásában, és esetleg új funkciók bevezetését is javasoljuk.
Az ötlet az Öné, a megvalósításért mi felelünk: helyszínkeresés és -felmérés, projekt megvalósíthatósági felmérés, gazdasági és pénzügyi kockázatelemzés, adózás / áfa-tanácsadás, valamint utazási és vízumeljárási tanácsadás a célállomásnak megfelelően.
Projektmenedzsment
Költségvetés és pénzügyi igazgatás, tervezés, csapatkoordináció, beszámolás. Az esemény sajátosságainak megfelelően speciális kiegészítő szolgáltatások is igényelhetőek (pl. jogi tanácsadás, biztosítás…).
Program Titkárság
A rendezvényprogramok kezelésében szerzett sokéves tapasztalatunkra és tudásunkra támaszkodva tanácsot tudunk adni a menetrenddel és a formátummal kapcsolatban. Mint egy tapasztalt tudományos titkárság gondoskodunk az absztraktokról, a program meghatározásáról és frissítéséről. Az ütemterv minden szakaszában támogatjuk a programfelelősöket, és velük együttműködve rendszeresen dolgozunk az eljárások frissítésén és javításán.
Adománygyűjtés, Szponzorok és Kiállítók Kezelése
Az Ügyfelet hatékony módszertannal támogatjuk a szponzoráció és a kiállítási területek értékesítése terén, valamint új potenciális szponzorok és partnerek felkutatásában. Kiállításszervezés, szponzorok támogatása a csoportos regisztrációkhoz, kommunikációs anyagok és a helyszíni promócióhoz szükséges feliratok kezelése.
Kommunikáció, Marketing és Közönséggenerálás
Koordinált grafikai tervezés, webdesign, weboldal készítés és frissítés, SEO, SEM, nyomtatott anyagok tervezése és gyártása.
Az esemény igényei és céljai alapján testre szabjuk marketingterveket. Ez magába foglalhat adatbázis-kezelést, közönséggenerálást, hírleveleket, célközönségnek megfelelő promóciót a hasonló események során, promóciót egyesületeken, támogatókon, kereskedelmi és médiapartnereken keresztül, egyedi promóciót, közösségi média- és Google-kampányt stb.
Virtuális és Hibrid Megoldások
Már jóval a Covid-19 világjárvány terjedése előtt elkezdtük felajánlani ügyfeleinknek a tudományos ülések/rendezvények rögzítésének lehetőségét. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy a felvett tartalmat az esemény után a résztvevők számára elérhetővé tegyük, illetve hogy az előadókat abban az esetben is összetudjuk kapcsolni a résztvevőkkel, ha nem tudnak elutazni. Dolgoztunk a konferenciák élő közvetítésén is, lehetőséget adva a távoli résztvevőknek, hogy egy virtuális platform segítségével szóljanak hozzá az előadáshoz illetve tegyék fel a kérdéseiket. Emellett komoly tapasztalatunk van a stúdióban tartott rendezvények és a hibrid formátumú rendezvények megtervezésében és megvalósításában.
Logisztika
Konferenciaszolgáltatások teljes körű menedzselése és egyeztetése, beleértve a helyszíneket, színpadokat, audiovizuális berendezéseket, technikusokat, vendéglátást, jelzéseket, konferencia anyagokat, ajándékokat stb.
Regisztrációs & Foglalási Rendszer
A WeMeet® szoftverünkön keresztül személyre szabható és rugalmas regisztrációs rendszerrel rendelkezünk, amely lehetővé teszi a biztonságos webes fizetést bankkártyával, vízum levelek kiállítását, szállodafoglalást, workshopok és/vagy tanfolyamok kiválasztását, közösségi programok foglalását stb. A rendszer biztosítja a csoportos regisztrációkat valamint hozzáférését kínál az ügyfeleknek az adatok nyomon követéséhez és folyamatos frissítéséhez. VIP vendégek / előadók személyre szabott menedzsmentje. Integrált helyszíni regisztrációs rendszer.
Hotelek
Szállodák keresése és felmérése, tárgyalás, szerződéskezelés, foglalások kezelése, lemondási feltételek meghatározása, szobaértékesítés, helyszíni menedzsment, kihasználatlanság nyomon követése és kockázatkezelése.
Közösségi Programok és Transzferek
Közösségi programok tervezése és megvalósítása. Egyedi tevékenységek a helyszínnek megfelelően (tematikus túrák, technikai látogatások, csapatépítés stb.), programok kísérő személyek számára és transzferek.
A Helyszínen
Helyszíni részletes tervezés, személyzet meghatározása és koordinálása. Helyszíni regisztrációs rendszer létrehozása és kezelése. Előadók és VIP vendégek támogatása. Szponzorok és kiállítók támogatása. Kiállítások felépítése, működtetése és lebontása. Helyszíni menedzsment és együttműködés a beszállítókkal. Problémamegoldás.
Kongresszus utáni Nyomon Követés & Elemzés
Az eseményt követő webes felmérés, köszönőlevelek, nyomon követés , részvételi igazolások, fotó- és videógaléria, honlapon közzétett prezentációk. Részletes költségvetési egyeztetés és ellenőrzés. Eligazítás az ügyféllel, a szponzorokkal és a kiállítókkal. Visszajelzések gyűjtése az előadóktól és a résztvevőktől. A visszajelzések elemzése és cselekvési terv annak érdekében, hogy az egyik kiadásról a másikra mindig jobb élményt nyújtsunk.
Welcome Travel Team – Utazásszervezés
A Welcome Travel Team Monaco és Dél-Franciaország vezető utazásszervező cége: széles körű szolgáltatásokat nyújtunk konferenciák, termékbemutatók, kongresszusok, kiállítások és jutalomutak szervezéséhez. A Welcome Travel Team tevékenységét és márkáját 2015. január 1-jétől a Publi Créations vette át.
Ingenuity Games – Szoftverfejlesztés
Szoftverfejlesztési tapasztalatunk és képességeink a házon belüli WeMeet® CRM rendszerünktől a legmodernebb VR-játékokig terjednek, amelyek az Ön igényei szerint testreszabhatók – csapatmotiváció, képzés vagy csak ürügy a kikapcsolódásra.
