Konferans & Etkinlik Yönetimi
Müşteri ihtiyaçları ve beklentilerine göre, format, konum, zamanlama ve ana teslimat tarihlerini, katılımcı oluşturmayı ve muhtemelen tanıtılacak yeni özellikleri önererek danışmanlık ve destek veriyoruz.
Fikirlerinize gerçeklik katıyoruz: Doğru mekanı bulma ve değerlendirme, proje uygunluk araştırması, ekonomik ve finansal risk analizi, vergi / KDV danışmanlığ, seyahat ve VİZE işlemleri gibi her konuda hizmet veriyoruz.
Proje Yönetimi
Bütçe ve finansal yönetim, planlama, ekip koordinasyonu, raporlama. Özel hizmetler, etkinliÄŸin özelliklerine göre etkinleÅŸtirilebilir (örneÄŸin, hukuki danışmanlık, sigorta…).
Program SekreterliÄŸi
Etkinliklerin yönetiminde uzun süreli ve saÄŸlam bir bilgi birikimimiz mevcut. Bildiri özetlerinin iÅŸlenmesi, bilimsel program planlanması ve güncellemesi için bilimsel sekreterlik tarafımızdan yapılır. Bilimsel program planlanmasındaki tüm adımlarda Düzenleme Kurulu’na destek oluruz. Düzenleme Kurulu Sekreteri ile birlikte çalışırız. Aktif program güncellemesi.
Gelir Toplama, Sponsor ve Katılımcı Yönetimi
Müşteriyi sponsorluk ve stand alanı satışlarında etkili bir yöntemle destekleme. Müşteriye, mümkün olduğunca, yeni potansiyel sponsorlar ve ortaklar bulma konusunda yardımcı olma.Stand alanı yönetimi, sponsorlar için grup kayıtlarına destek, stand alanında promosyon için iletişim malzemeleri ve işaretlerin yönetimi.
Katılımcı Oluşturma ve Özel Pazarlama Kampanyaları, Pazarlama ve İletişim
Etkinlik ihtiyaçları ve hedeflerine göre özel bir pazarlama planı. Veritabanı yönetimi ve katılımcı oluşturma, bültenler, benzer etkinlikler sırasında hedef kitlelere promosyon, dernekler, ticari ve medya ortakları aracılığıyla promosyon, özel promosyon, sosyal medya ve google kampanyaları gibi hizmetleri içerebilir. Grafik tasarım, web tasarımı, web sitesi oluşturma ve güncelleme, SEO, SEM, basılı malzeme tasarımı ve üretimi.
Sanal ve Hibrit Kongreler
Covid-19 salgınının yayılmasından çok önce, müşterilere bilimsel oturumlar/etkinliklerin kaydedilip katılımcılara canlı etkinlikten sonra erişilebilir hale getirilmesi veya konuşmacıların seyahat edememesi durumunda onlarla uzaktan bağlantı kurma imkanı sunmaya başlamıştık. Konferansların canlı olarak yayınlanmasına da imkan veriyor ve uzaktaki katılımcıların sanal bir platformda sorular ve yorumlarla etkileşim kurabilecekleri imkanı oluşturuyoruz. Bunun yanı sıra stüdyoda ve hibrit formatlarda düzenlenen etkinliklerin tasarımı ve uygulamasında da güçlü bir deneyime sahibiz.
Lojistik
Mekanlar, sahneler, görsel-işitsel ekipman, teknisyenler, yemek hizmetleri, tabelalar, konferans malzemeleri, eşantiyonlar vb. dahil olmak üzere konferans hizmetlerinin tam yönetimi ve müzakeresi.
Kayıt ve Rezervasyon Sistemi
Yazılımımız WeMeet® aracılığıyla özelleştirilebilir ve çok esnek bir kayıt sisteminden yararlanıyoruz. Bu sistem, kredi kartları ile güvenli web ödemesi, vize mektupları düzenleme, otel rezervasyonu, workshop ve/veya kurs seçimi, sosyal program etkinlikleri rezervasyonu gibi hizmetleri de içerir. Ayrıca, grup kayıtları ve müşterilere verileri izleme ve sürekli güncel tutma imkanı da sunar. VIP / Konuşmacılar için özel yönetim. Entegre edilmiş on-site kayıt sistemi.
Oteller
Otel arayışı ve değerlendirme, pazarlık, sözleşme yönetimi, rezervasyon işlemleri, iptal politikalarının belirlenmesi, oda satışları, etkinlik anında yönetim, geri ödemelerin izlenmesi ve risk yönetimi.
Sosyal Program ve Transfer
Sosyal Program tasarımı ve gerçekleştirme. Hedef bölgeye göre özel faaliyetler (tematik geziler, teknik ziyaretler, takım inşa faaliyetleri vb.), katılımcı eş/misafirleri için özel programlar. Transferler.
On-site
Etkinlik anında ayrıntılı planlama ve personel tanımı. Personel koordinasyonu. Etkinlik anında kayıt sisteminin kurulması ve yönetimi. VIP ve Konuşmacılara özel karşılama ve yardım. Sponsor ve stand yardımı. Standların kurulumu, çalıştırılması ve sökülmesi. Etkinlik anında tedarikçilerin yönetimi ve koordinasyonu. Sorun çözme becerileri.
Kongre Sonrası Takip ve Analiz
Etkinlik sonrası web tabanlı anket, teşekkür mektupları, etkinlik sonrası yapılması gerekenler, katılım belgeleri, fotoğraf ve video galerisi, web sitesinde yayınlanan sunumlar. Detaylı bütçe mutabakatı ve denetimi. Müşteri, sponsorlar ve stand sahipleri ile geri dönüşlerin alınması. Konuşmacılar ve katılımcılardan geri bildirim toplama. Geri bildirimlerin analizi ve bir sonraki etkinlikte daha iyi bir deneyim sunmak için daha detaylı planlama.
Welcome Travel Team РDestinasyon Y̦netimi
Welcome Travel Team, Monako ve Güney Fransa’nın Lider Destinasyon Yönetim Åžirketidir: Konferansların, ürün lansmanlarının, kongrelerin, sergilerin ve teÅŸvik seyahatlerinin düzenlenmesi için geniÅŸ bir hizmet yelpazesi sunar. 1 Ocak 2015’ten itibaren Welcome Travel Team’in faaliyetleri ve markası Publi Créations tarafından satın alınmıştır.
Ingenuity Games – Yazılım geliÅŸtirme
Yazılım geliÅŸtirme alanındaki deneyimimiz ve yeteneklerimiz, ÅŸirket içi CRM sistemimiz WeMeet®’ten ihtiyaçlarınıza göre özelleÅŸtirilebilen son teknoloji ürünü VR oyunlarına kadar uzanır – takım motivasyonu, eÄŸitim veya sadece rahatlamak için bir bahane .
