Progettare Congressi ed Eventi.
In base alle necessità del Cliente e alle sue aspettative, offriamo consulenza e supporto per la definizione del formato dell’evento, della sede, delle date più opportune ed identifichiamo le scadenze piu’ importanti per creare un piano di progetto, ci occupiamo di come attrarre i giusti partecipanti e ove possibile suggeriamo innovazioni pertinenti.
Partendo da un’idea noi le diamo corpo: ricerchiamo la sede più opportuna, ne verifichiamo le caratteristische, realizziamo visite di ispezione, effettuiamo un’analisi di rischio per gli aspetti di immagine, sicurezza ed economico-finanziari, offriamo consulenza fiscale, recupero d’IVA, e ci occupiamo di gestire i viaggi e supportare il rilascio di visti in funzione della destinazione scelta.
Gestione del progetto
Gestione economico – finanziaria, pianificazione, coordinamento del Team e reportistica. Servizi particolari possono essere attivati secondo le specificità dell’evento (i.e. consulenza legale, assicurazioni particolari, …)
Segreteria Scientifica
Siamo estremamente competenti nella progettazione, costruzione e gestione dei programmi d’evento. Supportiamo il comitato in tutte le fasi di ideazione e costruzione del programma: possiamo consigliare circa i formati migliori, le tempistiche di costruzione e rilascio del programma, agire come segreteria scientifica, gestire gli abstract, impaginare e aggiornare costantemente il programma distribuendo gli aggiornamenti a tutti gli interessati.
Ricerca e gestione sponsor ed espositori
Supportiamo i clienti con consolidate metodologie nell’ambito della vendita delle sponsorizzazioni e degli spazi espositivi. Ove sia possibile, li aiutiamo a trovare nuovi sponsor e partner. Gestiamo l’esposizione, supportiamo gli sponsor per la registrazione e gestione dei loro invitati, ci occupiamo di declinare con cura tutti i materiali di comunicazione dell’evento, dalla segnaletica ai materiali che danno adeguata visibilità e promozione a ciascun sponsor ed espositore.
Comunicazione, marketing e audience generation
Ci occupiamo di ideare e declinare l’identità visuale coordinata di progetto, della progettazione e realizzazione del sito internet, SEO, SEM, della produzione dei materiali stampati.
Programmiamo e discutiamo con il cliente le adeguate azioni di marketing in base alle necessità di ciascun evento. Quest’attività puo’ includere la creazione e gestione di una banca dati, la ricerca mirata per identificare nuovi target per far aumentare la partecipazione, l’ideazione e invio di newsletter, la promozione duranti eventi simili, la promozione attraverso associazioni, fondazioni, partner commerciali e media, le promozioni speciali, le campagne social e google, …
Progetti virtuali ed ibridi
Molto prima della pandemia di Covid-19, abbiamo iniziato ad offrire ai nostri clienti la possibilità di pre-registrare le sessioni scientifiche e renderle disponibili ai partecipanti dopo l’evento oppure di connettere i relatori da remoto quando questi erano impossibilitati a viaggiare. Abbiamo creato e gestito conferenze virtuali, dando ai fruitori da remoto la possibilità di interagire con domande e commenti tramite la nostra piattaforma virtuale. In aggiunta, abbiamo una forte esperienza nell’ideare e implementare eventi sia in studio che in formato ibrido.
Logistica
Ci occupiano della selezione e negoziazione di ogni servizio per l’evento. A titolo esemplificativo: sede, audio/visual, catering, scenografia e staging, personale di sicurezza ed assistenza, materiali, segnaletica, gadget, etc.
Sistema di registrazione e prenotazione alberghiera
Il nostro software WeMeet® é flessibile, personalizzabile ed permette pagamenti sicuri online con carta di credito. Esso ci permette di realizzare facilmente comunicazioni personalizzate per relatori e partecipanti, lettere di invito per i visti, la gestione delle prenotazioni alberghiera, la registrazione a corsi, workshops, eventi sociali, … Include inoltre la possibilità di gestire gruppi on-line con la verifica ed il controllo da parte dell’azienda che supporta la partecipazione. Gestione personalizzata dei VIPs e dei relatori. Il nostro sistema é completamente integrato con i sistemi di gestione degli accreditamenti on – site, la creazione di contenuti dinamici per sito internet e App dell’evento.
Gestione contingente alberghiero
Ricerca, verifica, negoziazione, contrattazione e gestione delle prenotazioni alberghiere, gestione oculata delle scadenze di rilascio, assicurando la corretta verifica delle attrition policy per minimizzare i rischi economici finanziari. Gestione delle sale meeting in hotel e assistenza on-site a relatori e partecipanti.
Programma sociale e transferimenti
Ideazione e realizzazione del programma sociale. Progettazione e realizzazione di attività collaterali in linea con le caratteristiche uniche di ciascuna destinazione (tour tematici, visite tecniche, team building, …) per partecipanti ed accompagnatori. Trasferimenti.
Onsite
Pianificazione dettagliata delle operazioni di sede, selezione e coordinamento del personale , attribuzione delle responsabilità , condivisione delle informazioni per area di competenza. Impostazione e gestione del sistema di registrazione onsite. Assistenza VIP e relatori. Assistenza sponsor e esibitori. Coordinamento di montaggio e smontaggio degli spazi espositivi. Gestione, coordinamento dei fornitori onsite. Gestione e risoluzione dei problemi.
Follow up ed analisi post evento
Questionari post evento online, lettere di ringraziamento, certificati di presenza, foto e video gallery, gestione e pubblicazione online delle presentazioni. Gestione e riconciliazione del budget e preparazione materiali e realizzazione Audit. Debriefing con il cliente, con gli sponsor e gli espositori. Raccolta dei feedback dai relatori e dai partecipanti. Analisi del feedback e creazione di un piano di innovazioni e miglioramenti da implementare nelle successive edizioni.
Welcome Travel Team – Destination Management
Welcome Travel Team è il DMC leader nella gestione della destinazione Monaco e costa Azzurra: offriamo svariati servizi di supporto all’organizzazione di conferenze, lanci di prodotto, convention, fiere e incentive.
Ingenuity Games – Sviluppo Software
Le nostre competenze ed esperienze nell’ambito dello sviluppo software spaziano dallo sviluppo in-house del nostro software di gestione eventi WeMeet® fino alla realizzazione di giochi elettronici progettati sulla base delle vostre esigenze, per un team – building, una formazione specifica o semplicemente per ridere e rilassarsi insieme.
